Datenschutz-Hinweis für das Gesellschafterportal

Stand: 06.11.2026

1. Wer ist verantwortlich?

HPZ Hanseatisches Pflegezentrum GmbH & Co. KG, Friedrich-Ebert-Damm 143, 22047 Hamburg. Kontakt: info@hpz-pflegezentrum.de, Telefon 040 - 468 99 65 10.

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an diese Adresse.

2. Wer betreibt das Portal?

Verantwortlich für das Portal und alle Daten ist allein HPZ. Einrichtung, Betrieb und Pflege übernehmen von HPZ beauftragte technische Dienstleister – ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von HPZ (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Der Server steht bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland, der ebenfalls als Auftragsverarbeiter vertraglich an den Datenschutz gebunden ist.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

• Ihr Kürzel, Ihr Name und Ihre private E-Mail-Adresse
• Einmal-Codes für die Anmeldung (nur als Prüfwert gespeichert, nach 10 Minuten ungültig)
• Ihre Gesellschafterabrechnungen als PDF (Umsatz, Kosten, Auszahlungsbetrag), auch mit Begründungen von Korrekturen der Kassen
• Ihre Patienteneinzelnachweise als PDF (Patient, Pflegegrad, Kostenträger, Leistung, Betrag)
• Privatrechnungen Ihrer Patienten und die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter Ihres Teams als PDF
• Wann Sie sich angemeldet haben und ob Sie eine Abrechnung geöffnet haben
• Ihre Bestätigung beim ersten Anmelden (Datum und Uhrzeit)
• Technische Daten beim Aufruf (IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser)

Der Patienteneinzelnachweis zeigt nur Ihre eigenen Patienten und deren Leistungen. Ihn sehen nur Sie und die Verwaltung von HPZ.

4. Woher stammen die Daten?

Kürzel, Name und Abrechnungen kommen aus der Verwaltung von HPZ. Ihre E-Mail-Adresse geben Sie selbst an. Die technischen Daten entstehen beim Aufruf des Portals.

5. Wozu und auf welcher Grundlage?

• Ihre Abrechnung bereitstellen, Hinweis und Anmelde-Code per E-Mail senden – Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Ihr Gesellschaftsverhältnis mit HPZ).
• Den Zugang schützen, Fehler finden, Missbrauch verhindern – Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Portal).
• Nachweisen, dass eine Abrechnung bereitgestellt und abgerufen wurde und dass Sie diese Hinweise bestätigt haben – Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Nachweis).
• Abrechnungen aufbewahren – Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten, § 147 AO und § 257 HGB).

6. Wer bekommt die Daten?

Nur die Verwaltung von HPZ und die von HPZ beauftragten technischen Dienstleister (Betrieb und Server) als Auftragsverarbeiter. Jeder sieht nur, was er für seine Aufgabe braucht.

Ihre Daten werden nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht an andere weitergegeben. Behörden bekommen Daten nur, wenn ein Gesetz das verlangt.

Es gibt keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union.

7. Wie lange werden die Daten gespeichert?

• Unterlagen im Portal: 18 Monate, danach werden sie automatisch aus dem Portal gelöscht. Die gesetzliche Aufbewahrung (je nach Unterlage 6 bis 10 Jahre) übernimmt HPZ in den eigenen Unterlagen außerhalb des Portals.
• Zugangsdaten: bis Ihr Zugang gelöscht wird.
• Bestätigung und Abruf-Nachweise: bis drei Jahre nach Ende Ihres Zugangs.
• Technische Daten: 90 Tage.

8. Wie werden die Daten geschützt?

• Die Verbindung zum Portal ist verschlüsselt (https).
• Die Unterlagen werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Codes werden nicht im Klartext gespeichert.
• Nach fünf falschen Codes wird der Zugang für 30 Minuten gesperrt und danach automatisch wieder frei.
• Nur berechtigte Personen haben Zugriff. Jeder Zugriff der Verwaltung wird aufgezeichnet.
• Es gibt regelmäßige Sicherungen. Der Server steht in Deutschland.

9. E-Mails

Sie bekommen per E-Mail nur den Hinweis, dass eine neue Abrechnung da ist, und bei jeder Anmeldung einen neuen, einmaligen Code. Die Abrechnung selbst und Beträge werden nie per E-Mail verschickt.

10. Cookies

Das Portal nutzt nur ein technisch nötiges Cookie für die Anmeldung. Es wird beim Abmelden gelöscht (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es gibt kein Tracking, keine Auswertung und keine Werbung.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Wenden Sie sich dazu an HPZ (siehe Nr. 1). Sie bekommen innerhalb eines Monats eine Antwort.

12. Ihr Widerspruchsrecht

Soweit Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeitet werden (Nr. 5, zweiter und dritter Punkt), können Sie jederzeit widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Lage Gründe dafür ergeben (Art. 21 DSGVO). Eine kurze Nachricht an HPZ genügt.

13. Beschwerde

Sie können sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG, 20459 Hamburg, mailbox@datenschutz.hamburg.de.

14. Müssen Sie die Daten angeben?

Ohne Kürzel und E-Mail-Adresse können Sie das Portal nicht nutzen. Ihre Abrechnung bekommen Sie dann auf Anfrage direkt von HPZ.

Es gibt keine automatische Entscheidung über Sie und kein Profiling.

15. Änderungen

Dieser Hinweis hat den Stand vom 06.11.2026. Bei Änderungen steht die neue Fassung im Portal.

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